Best Practice

Pianificazione e gestione finanziaria aziendale: indispensabile e più semplice di quello che sembra!

- di Donatella Minen

Di seguito vi sottopongo alcune riflessioni in merito ad uno degli aspetti fondamentali del processo di pianificazione e controllo aziendali: la pianificazione e gestione dei flussi finanziari. 

Ho riassunto in cinque punti i concetti fondamentali della gestione finanziaria aziendale che, per sua natura, può essere fatta solo a preventivo: entrate ed uscite devono essere pianificate per avere la certezza di riuscire a farvi fronte.

Ossia, devo quantificare in anticipo quanta liquidità servirà per un certo periodo per essere sempre in grado di onorare gli impegni presi. Se ci sono dei momenti di tensione, devo saperlo con largo anticipo per trovare delle soluzioni che mi facciano superare il momento di crisi di liquidità.
Pianificazione e gestione finanziaria aziendale

1. Che cosa si intende per pianificazione finanziaria

Per pianificazione finanziaria si intende la predisposizione di un prospetto dei flussi di entrate e uscite a preventivo

2. Perché è indispensabile farla?

Per evitare crisi di liquidità. La maggiore criticità aziendale è questa: rimanere senza soldi per far fronte ai propri impegni con i terzi (fornitori, dipendenti, erario…).

3. Come si imposta?

Iniziamo da strumenti semplici che tutti hanno a disposizione: impostiamo un foglio di calcolo, tipo:


Nel prospetto dovremo inserire le cifre a seconda della data prevista di incasso o pagamento; ad esempio: ci attendiamo che sul nostro conto corrente i pagamenti dei bonifici dei clienti con scadenza 31/1 entreranno il 2/2? Allora l’incasso deve essere imputato al mese di febbraio.

L’obiettivo è quello (se possibile) di inserire con un anticipo di 3-6 mesi tutte le uscite previste, che ovviamente dovranno essere sempre aggiornate in base allo svolgimento dell’attività.

Sarà così possibile capire:

- quanto denaro ci serve ogni mese per far fronte a tutti i pagamenti;
- come impostare le politiche di incasso dai clienti per poter equilibrare il saldo delle entrate e delle uscite;
- verificare con largo anticipo (mesi) se dobbiamo chiedere un finanziamento e un allargamento dello scoperto di conto corrente o anticipo fatture per poter sostenere tutti i flussi in uscita nel breve termine.

Ogni mese avremo quindi una stima del saldo tra entrate ed uscite che dovremo avere in quel periodo e anche il saldo progressivo, che è la somma del saldo del mese più quella del mese precedente. 

Quando il sistema di pianificazione sarà messo a punto, il saldo progressivo è quello che ci si attende di avere come disponibilità liquida sui conti correnti; invece se il saldo è negativo, allora quella cifra rappresenta il fabbisogno finanziario che la nostra azienda avrà nei prossimi mesi.

4. Chi deve occuparsi della pianificazione finanziaria?

Solitamente è compito del personale amministrativo impostare questo sistema di gestione dei flussi finanziari a preventivo. Purtroppo, però, gli amministrativi non possono fare molto se:

- i commerciali non comunicano per tempo le condizioni di incasso stabilite con i clienti e i tempi di consegna e fatturazione;
- l’ufficio acquisti non comunica la tempistica e gli importi delle forniture;
- non vengono concordati i tempi e le modalità di pagamento degli investimenti che, per loro natura, devono essere finanziati con capitali di durata uguale loro permanenza in azienda (ma magari questo punto lo approfondiremo prossimamente: “Come si finanziano gli investimenti per evitare crisi di liquidità”).

Quindi, tirando le somme, agli amministrativi lasciamo il compito di predisporre il prospetto, ma tutta l’organizzazione aziendale deve collaborare fornendo i dati che creeranno uscite ed entrate nei futuri 3-6 mesi.

5. Che errori si fanno solitamente nell’implementazione di questo sistema?

Gli errori sono dovuti a criticità in fase di avvio del processo o a “colpa grave”.

Le criticità che io considero “ordinaria amministrazione” sono: 

- difficoltà iniziale a reperire i dati. Tipo: ma chi deve darmi questi numeri?
- trovare il tempo per fare anche questo: per essere un lavoro utile e ben fatto, richiede, come sempre per tutti i lavori, del tempo da dedicargli;
- questo lavoro rende palese la necessità di fare delle modifiche nell’operatività per equilibrare entrate ed uscite. Che cosa intendo: anticipare incassi, posticipare pagamenti, ridurre i costi (per ridurre uscite) e così via. Non è difficile, basta confrontarsi e mettere in discussione le abitudini gestionali.

Le criticità che hanno alla base la “colpa grave” sono invece: imporre all’ufficio amministrativo in termini di gestione dei flussi finanziari la DPM (Direzione Per Miracoli). Gli amministrativi i miracoli non li fanno (faccio parte della categoria dalla fine del secolo scorso e confermo che non ci è concesso!).

I flussi finanziari non sono un problema dell’amministrazione, sono un problema aziendale. Come disse tanti anni fa un consulente che mi ha convinto a fare questo mestiere “Si fallisce per cassa e non per competenza!”. Ogni funzione aziendale, ogni ufficio deve contribuire a rendere equilibrato il flusso di entrate e di uscite, sapendo che le competenze degli amministrativi sono fondamentali per la gestione dei flussi, ossia garantire gli adempimenti.

A margine: perché molte aziende non lo fanno?

È tanto tempo che cerco una risposta a questa domanda. Una piccola parte delle imprese non ha necessità di farlo perché è molto capitalizzata, non ha bisogno di finanziamenti bancari, incassa quando lo desidera perché ha molto potere contrattuale con i clienti, paga quanto vuole perché ha molto potere contrattuale con i fornitori. 

Se non si è in una di queste situazioni, non programmare i flussi finanziari è molto pericoloso.

In tanti anni di consulenza, l’unica risposta che mi sono data è: il prospetto dei flussi finanziari a preventivo è una “pagella” che ci auto-costruiamo, una specie di valutatore che ci dice (in Euro) quanto sono affidabili i nostri clienti, quanto efficienti siamo nel consegnare, quanto, come e perché spendiamo.

Insomma, dai flussi finanziari abbiamo una netta percezione di che azienda siamo, del nostro grado di salute, di indipendenza e di prospettiva di crescita. Saperli programmare e gestirli per garantire sempre l’equilibrio tra entrate ed uscite fa davvero la differenza.
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