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8 ragioni per cui darsi delle scadenze è importante

- di Ilaria Salonna
Per un imprenditore, le scadenze sono importanti per assicurarsi il raggiungimento di obiettivi grandi e piccoli.

Tuttavia, non sarà stabilendo scadenze “random” per ogni progetto che otterrai immediatamente il successo nel mondo degli affari!

Le tue scadenze devono rappresentare una sfida: devono essere strategiche.

Le scadenze strategiche sono stabilite al fine di rendere i tuoi obiettivi più raggiungibili ogni giorno, settimana e mese, in un modo che ti permettano di sperimentare piccole vittorie lungo tutto il percorso, piuttosto che figurarti semplicemente un enorme obiettivo a distanza di mesi, aumentando così il tuo livello di stress.

Fidati, l'ho imparato nel corso degli anni, sperimentando anche situazioni molto negative, al punto che ora le scadenze strategiche sono una parte fondamentale quando gestisco delle nuove opportunità. Inoltre, per la maggior parte delle persone, poche cose causano preoccupazione, stress e panico quanto avere un termine temporale per lo svolgimento di una determinata attività.

Ricordi la maratona di tre giorni senza sonno che hai fatto a scuola solo per consegnare in tempo una tesina di 20 pagine? O quella settimana di panico in ufficio, quando la tua squadra aveva bisogno di più tempo per essere certa di fare un’ottima impressione su quell’importante cliente?

In tali situazioni, molte persone subiscono talmente lo stress da dare chiari segnali di cedimento, il che può portare a risultati mediocri su tutta la linea. All’estremo opposto ci sono individui che sviluppano una visione “a tunnel” e non fanno altro che lavorare per raggiungere l'obiettivo che si sono prefissati, trascurando altre priorità. Questi sono gli effetti che le tempistiche prefissate in molti casi possono avere sulle nostre vite professionali.

Ma c'è sempre un modo più efficace di fare le cose. Le scadenze sono facili da odiare, ma ecco perché, invece, dovresti amarle.

Innanzitutto, le scadenze significano che sei ancora in gioco, che sei sul mercato. Ancora più importante, le scadenze, se strategiche, possono essere fonte di ispirazione, eccitazione, scopo e motivazione invece che di paura.

Dimentica l'idea delle tempistiche da rispettare che ti tengono sveglio la notte, soffocato nell'ansia. Questa è principalmente psicologia negativa, errore di pianificazione o un caso comune di procrastinazione. Le scadenze ragionevoli e strategiche fanno in realtà il contrario.

Ecco otto motivi per cui darsi delle scadenze è fondamentale, in particolare per gli imprenditori.
darsi delle scadenze è importante

1. Ti rendono responsabile dei tuoi obiettivi

Pochissime cose focalizzano l'attenzione come i termini, quando si tratta di stabilire uno scopo e di definire la tempistica per qualsiasi cosa importante che debba essere fatta.

Se una scadenza è stata fissata da un cliente, un manager o da te stesso, pone tutti gli stakeholder sulla stessa linea, lavorando verso un obiettivo comune.

Se ti dai una scadenza personale, invece, crei una tua metrica di giudizio, in base alla quale la tua azione (o inazione) può essere considerata un fallimento o un successo. In queste situazioni, solo tu hai la responsabilità del risultato.

2. Mantengono il momentum verso una direzione positiva

Poiché i benefici del raggiungimento del successo per definizione spesso superano di gran lunga quelli del fallimento, le persone che fissano le scadenze strategiche tendono a lavorare (anche se a malincuore) verso il rispetto di tale termine.

Quanto più si avvicina la scadenza, tanto più le persone sono stimolate o motivate. E quando le persone sono in una di queste due condizioni o in entrambe, tendono a muoversi e ad agire.

Col tempo, man mano che aumenta la tua dimestichezza a lavorare con le scadenze e ad acquisire fiducia nelle tue capacità, il nervosismo lascerà il posto all'eccitazione. Dal momento che l'azione positiva, per quanto piccola, ti avvicina al raggiungimento di un obiettivo, maggiore è il tuo progresso verso gli step intermedi che ti sei dato, più il risultato finale apparirà raggiungibile e aumenterà la tua motivazione.

Una volta stabilito il ritmo giusto dei tuoi progressi, tutto ciò che serve per rispettare il termine ultimo è mantenere lo slancio durante tutto il percorso.

3. Favoriscono innovazione e creatività

Per gli individui orientati al successo, una scadenza spesso diventa una sfida coinvolgente e un'opportunità per generare valore. Se improvvisamente il termine dato per la consegna del lavoro ad un cliente, risulta essere molto prima del previsto o si è stabilito di presentare un risultato finale che superi di gran lunga le aspettative del cliente, l’imprenditore di successo userà la scadenza come perno verso l'eccellenza.

Le persone ben motivate sfruttano la loro creatività e le migliori capacità gestionali per riprogettare i loro flussi di lavoro e di risorse, al fine di completare il lavoro più velocemente e superare le aspettative.

Leader famosi come Steve Jobs erano noti per aver fissato "scadenze impossibili" per far emergere l'energia migliore e più creativa dei propri collaboratori. Da allora, molti imprenditori hanno imparato a sfruttare le scadenze come vantaggio strategico nelle trattative commerciali.

4. Ti inducono a dare delle priorità e a concentrarti solo su ciò che è più importante

Le scadenze influenzano direttamente il tuo tempo (e quello di tutti gli altri). Pertanto, ti costringono a organizzare le tue attività in ordine di priorità, in modo da lavorare di volta in volta sugli obiettivi intermedi, che ti avvicinano al tuo risultato finale.

Devi imparare come concentrarti sui tuoi traguardi chiave e dire semplicemente no al resto. Altrimenti verrai sommerso dalla posta in arrivo, dai post di Facebook o dall'assunzione di altre responsabilità (spesso non tue), che ti porteranno a risultati mal pianificati e, quindi, mal eseguiti negli ambiti che contano davvero di più.

In altre parole, se non impari in modo spietato a gestire il tuo tempo - quali scadenze rispettare - sarai un performer mediocre e i tuoi risultati saranno casuali come i termini che ti sarai dato e non avrai rispettato.

5. Ti mantengono affidabile e ti evitano di fare promesse che non puoi mantenere

Le scadenze sono a beneficio di tutti ma non devi dire "SI" a chiunque avanzi una richiesta. Infatti, se ti rendi conto che la scadenza proposta è troppo irrealistica per permetterti di fornire un lavoro di qualità, è tua responsabilità rifiutarti e assicurarti di non sacrificare i risultati finali in cambio di un lavoro consegnato in maniera frettolosa.

Al contrario, alcune scadenze sono troppo lassiste, il che ti indurrà a perdere tempo e a non sforzarti di essere creativo sui diversi modi per raggiungere il tuo obiettivo. Valuta sempre i tuoi punti di forza e di debolezza relativi a qualsiasi scadenza che ti venga proposta e anche all'interno del tuo processo di definizione degli step intermedi.

Cerca di mantenere sempre il giusto equilibrio affinché le scadenze ti spingano all'azione, non al letargo; affinché incoraggino la creatività, non saturino il tuo tempo. Che tu lavori personalmente e direttamente con i clienti o che tu ti avvalga di più collaboratori, cerca sempre di valutare le aspettative con attenzione.

Non fare mai promesse che non puoi mantenere.

6. Consentono di commettere piccoli errori e continuare ad andare avanti

Alcune persone desiderano risultati quasi perfetti quando si tratta del proprio lavoro o carriera. Ciò non è negativo a priori, in quanto può spingerti a superare alcuni dei tuoi attuali limiti personali e professionali. Ma la pretesa di perfezione può anche diventare un enorme ostacolo al tuo progresso se si applica ossessivamente ad ogni aspetto del processo decisionale.

Fortunatamente, quando sei in una scadenza ristretta, sei costretto a mettere in secondo piano il desiderio di perfezione, al fine di rispettare i tempi.

Devi renderti conto che mantenere gli accordi presi è più importante che ritoccare all’infinito ogni output del processo. Fai questo abbastanza spesso e in breve diventerà parte del tuo modo di operare. Per rispettare le scadenze, potrebbe essere necessario eliminare temporaneamente gli “abbellimenti” o ridurre il prodotto da consegnare fino a farlo divenire il prodotto minimo vitale (MVP).

Nel caso di giornalisti e scrittori, per esempio, le scadenze costringono a smettere di “lucidare” un paragrafo e a concentrarsi invece sul finire l'articolo, nel miglior modo possibile, nei limiti di tempo a disposizione.

7. Aumentano la fiducia in te stesso

Rispettare costantemente le scadenze ha il vantaggio marginale di rendere voi e il vostro team più sicuri nel lungo periodo. La sicurezza che ricavi dalla consegna finale di prodotti, servizi o di tue creazioni ti consente non solo di avere più clienti o responsabilità in futuro, ma anche di esplorare nuovi approcci, nuove tecniche e di far progredire ulteriormente il tuo business.

8. Premiano i tuoi successi

La capacità di rispettare le scadenze è una metrica affidabile per valutare le prestazioni, specialmente nel mondo degli affari, ancor di più se stai vendendo un servizio.

Anche nella tua vita non lavorativa, la pratica di fissare scadenze personali è un indicatore chiave del tuo successo personale. Secondo Brian Tracy, autore e speaker di best-seller, la fissazione delle scadenze aumenta la probabilità di successo di ben 11,5 volte.

Altri consigli per imprenditori o project manager

Alcune scadenze saranno d’ostacolo all’ottenimento di un buon risultato, invece di renderlo più facile.

In effetti, scadenze irragionevoli - insieme a procrastinazione, cattiva gestione del tempo, inefficienze e altri fattori - possono contribuire ad aumentare il gran numero (52%) di aziende che non rispettano i termini temporali stabiliti.

Per garantire che le scadenze ti aiutino ogni volta a produrre risultati positivi, considera questi semplici suggerimenti:

- Adotta la struttura SMART (specifica, misurabile, raggiungibile, pertinente, legata al tempo) o un approccio simile per stabilire gli obiettivi strategici. Assicurati di definire obiettivi specifici e raggiungibili anche per ogni stakeholder coinvolto nel progetto in modo che tutti possano essere ritenuti responsabili di una parte del processo.

- Stabilisci sempre degli obiettivi intermedi ragionevoli e le tempistiche corrispondenti, coinvolgendo tutti i partecipanti e ottenendo il loro feedback sul modo migliore per pianificare un'attività o un progetto. La data di scadenza non dovrebbe essere né troppo facile né troppo impegnativa.

- Prevedi sanzioni e premi per mancata o rispettata scadenza.

- A meno che tu non abbia a che fare direttamente con i clienti, coinvolgi le persone giuste nella tua procedura di definizione delle scadenze, in modo che tu possa ritenere te stesso e il tuo team responsabili del rispetto di quanto insieme stabilito.

Ricorda, una scadenza può essere stressante ma è uno strumento efficace per fare le cose.

Usale per chiarire lo scopo, motivare le persone e creare cambiamenti positivi.
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